cases en klanten

Aafje: 'Geen beelden maar feiten'

Stichting Aafje thuiszorg huizen zorghotels levert zorg thuis, geriatrische revalidatiezorg en woonzorg in verzorgings- en verpleeghuizen in de regio Rotterdam. Aafje heeft te maken met een toenemend aantal financiers: zorgkantoren, zorgverzekeraars en gemeenten. Hoe pakt Aafje het aan om de organisatie in zo’n complex speelveld van stuurinformatie te voorzien en ‘in control’ te blijven?

> Frits van der Velden
is als Directeur Bedrijfsvoering bij Aafje verantwoordelijk voor de ondersteunende processen van het primaire zorgproces zoals van ICT tot boekhouding, van salarisadministratie tot klanten-administratie en flexibele inzet, maar ook de facilitaire dienst, inkoop en centraal magazijn. Ook informatiemanagement valt onder zijn hoede en daarvoor gebruikt Aafje sinds 2015 naar volle tevredenheid CPM4Care.

“De aanleiding was dat Aafje december 2014 te horen kreeg dat onze leverancier van de applicatie waarin wij de zorg administreren (het hart van alle registraties) per 1 januari 2016 zou stoppen. Er is toen een pakket selectietraject gestart waarbij behandelaren, verpleegkundigen en een beperkte afvaardiging van de backoffice betrokken waren, hetgeen na offertes, referentiebezoeken en panel-demonstraties in maart 2015 leidde tot de keuze voor Nedap Ons en GeriMedica Ysis. Daarna was het alle hens aan dek om de applicaties uit te rollen: per 1 juli 2015 de intramurale tak en in het najaar de rest van de organisatie in tranches.

Tegelijkertijd was de vraag: hoe krijgen we de management informatie op orde, en dan liefst zo integraal mogelijk? Wat we absoluut niet wilden was dat we zonder stuurinformatie kwamen te zitten. In mei 2015 vond daarom een korte selectie plaats wat leidde tot de keuze voor CPM4Care. Al in oktober 2015 hebben we de eerste rapportages getoond op de managers-conferentie. Kort daarna zijn ook top down de Key Performance Indicatoren (KPI’s) bepaald, hetgeen in 2016 in een dashboard terecht is gekomen dat april/mei live is gegaan.

E = K maal A
Ik ga uit van de formule E(ffectiviteit) = K(waliteit) maal A(cceptatie). De eerste fase richtte zich vooral op de ‘K’ en het opleveren van correcte week- en maand-dashboards voor het management. Nu zijn we voor de ‘A’ met workshops aan de gang, waarin ook Concern Control wordt betrokken. De organisatie steunt fors op deze dashboards, zij beginnen nu betekenis te krijgen en leiden tot bijsturing. We wilden vooral weg bij de kletsverhalen op veel thema’s. Als een manager verklaarde dat de personele overschrijdingen werden veroorzaakt door een toename in het aantal klanten, dan kon dat eenvoudig zichtbaar worden gemaakt. Tegelijkertijd willen we er voor waken om niet allerlei zaken dubbel te doen, want de ouderdomsanalyse debiteuren komt gewoon uit het financiële systeem en dus niet uit het Datawarehouse.

Recent is het dashboard bedrijfsvoering opgeleverd: dit geeft verbandcontroles voor een volledige declaratie en jobtime-shoptime voor meerdere financieringsstromen. Zeer nuttige informatie voor managers bedrijfsvoering, concern control en de eerst verantwoordelijke managers. Bespreking van het dashboard met managers leverde nuttige feedback op: maak het niet te ingewikkeld (trendpijltjes, kleurtjes etc.) maar voor bepaalde zaken wilde men toch meer details ‘onder de knop’, bijvoorbeeld bedbezetting. We kunnen overigens ook precies zien wie naar de dashboards gekeken heeft.

Hoofddoel voor de toekomst is om meer kwaliteitsindicatoren op te nemen, dichter bij het zorgproces: lever je de zorg die je moet leveren? Daar zetten we nu gas op het aantal thema’s en KPI’s, zoals bijvoorbeeld gemiddelde ligduur en actualiteit van het zorgdossier. En niet te vergeten ook ondersteuning voor het jaarwerk en de accountants controle.

Hadden wij vroeger te maken met drie zorgkantoren, nu hebben wij een kakofonie aan complexe afspraken met meer dan 30 contractanten. Zo zitten de verzekeraars strenger in de wedstrijd en is er bij de WMO vooral veel variatie. De afdeling verkoop doet de contractering en hiervoor maken we gebruik van de door CPM4Care ontwikkelde productie monitor om tijdig zich te hebben op anders niet betaalde overproductie en kunnen we op tijd en met onderbouwing het gesprek starten met de financiers.

Ik vind het fijn om te ontdekken dat CPM4Care een partij is die onze taal spreekt en waarmee makkelijk te schakelen is. Het meest recente voorbeeld daarvan is de validatie: klopt de data in het datawarehouse ook exact met de bronsystemen? Dit is een vraag van de accountant rond de betrouwbaarheid van gegevens, en door een samenspel tussen onze experts en die van CPM4Care is hiertoe een aantal controles ontwikkeld. Het is wel zo prettig om aan te kunnen tonen dat je ‘in control’ bent en dat de data in het dashboard klopt.

Aafje is ontstaan uit een fusie tussen De Stromen en Opmaat in 2006. Beide organisaties behielden aanvankelijk hun eigen naam maar sinds oktober 2010 draagt de fusieorganisatie de naam Aafje, afgeleid van Aafke van Hulst (1868-1930), een pionier op het gebied van wijkzorg in Nederland. Aafje biedt met 3.300 medewerkers en 1.500 vrijwilligers zorg en hulp aan huis, in huizen en zorghotels in de regio Rotterdam.

U kunt het Aafje klantverhaal van CPM4Care in pdf-formaat downloaden door de onderstaande koppeling aan te klikken.